Mantenimiento integral de fincas

Todos sabemos de la importancia que tiene para los vecinos o propietarios en una comunidad, que sus aportes sean administrados de forma eficiente y con la mayor 茅tica posible. Objetivos que la gesti贸n integral de fincas de propietarios permite alcanzar, mediante la optimizaci贸n de los procesos claves requeridos para la correcta marcha de las actividades.

Aportes de la gesti贸n integral de fincas a la comunidad de propietarios

La gesti贸n integral que debe ofrecer un administrador a sus clientes, abarca cada una de las etapas administrativas y contables, implicando una serie de actividades que tienen que ser planificadas, presupuestadas, presentadas a la junta de propietarios y despu茅s de aprobadas, ejecutadas y evaluadas.

Adem谩s, reconocer la importancia que posee para todos los propietarios de la comunidad alojarse en un lugar que ofrezca condiciones 贸ptimas para la convivencia y calidad de vida. Por tal motivo, la administraci贸n se debe hacer cargo de los actos e imprevistos que esta responsabilidad genera, tales como incidencias, mantenimiento, revisiones y reparaciones.

Esta actividad de gesti贸n integral de fincas, es especialmente requerida en comunidades de propietarios que se establecen en una obra nueva, las cuales requieren de asesor铆a de profesionales con experiencia para que funcionen de forma adecuada y para resolver los problemas que surgen de la convivencia y en algunos casos del desconocimiento y alcance de los derechos y obligaciones.

Una buena gesti贸n se apega a los par谩metros establecidos en la normativa legal, para mejorar los procesos administrativos dentro de las fincas. Llevando adelante esta tarea de manera personalizada, con la certeza de que cada comunidad tiene sus propias caracter铆sticas, motivaciones y requerimientos.

Toda comunidad de propietarios puede solicitarnos un presupuesto de gesti贸n de fincas personalizado que cumpla con todos los par谩metros exigidos y a la vez sea capaz de adaptarse a las necesidades de esta. Dicho presupuesto es facilitado por administradores de fincas en todo el pa铆s y en Inmobelt Asesores podemos realizar uno a tu medida.

El mantenimiento de las fincas, una labor administrativa

Los administradores de fincas son responsables de la gesti贸n proactiva en cuanto a la administraci贸n de los ingresos y gastos, as铆 como de la atenci贸n oportuna de las comunidades de propietarios. Teniendo muy claro que, son precisamente los ingresos los que van a permitir mediante diversos planes, ejecutar el mantenimiento preventivo de las 谩reas comunes, mediante un eficiente sistema de control de gastos.

Se debe tener presente que toda infraestructura y sus componentes utilitarios y de servicios se deterioran con el uso as铆 como con el pasar del tiempo. Por lo cual, es menester llevar a cabo peri贸dicas revisiones de los locales y espacios para constatar su estado y en base a ello, llevar a cabo el plan de mantenimiento o iniciar el proceso para realizar las reparaciones imprevistas correspondientes, alargando as铆 la vida 煤til de los bienes.

En caso de reparaciones urgentes, podr谩 actuar de manera inmediata, rindiendo cuentas posteriores al presidente o la Junta. Caso contrario, deber谩 contar con la aprobaci贸n previa de la junta de propietarios.

Es importante destacar que ning煤n propietario o inquilino, podr谩 hacer remodelaci贸n alguna en espacios comunes. En tal caso, de observar que dicho espacio amerita una reparaci贸n o remodelaci贸n, debido a que el estado en que se encuentra es un peligro para la comunidad, 茅ste deber谩 informarlo al administrador de la finca a la brevedad posible.

Los proveedores y los servicios contratados

Una vez aprobado el presupuesto o plan de gasto donde se incluye alguna obra de mantenimiento, reparaci贸n o remodelaci贸n, se pasa a la siguiente fase de servicios contratados, donde el administrador de la finca deber谩 gestionar los servicios de proveedores, personas o empresas, que desarrollar谩n dicha actividad.

Esta selecci贸n de proveedores se realiza previo al estudio de los presupuestos, donde no solo se comparan precios, tambi茅n la calidad de los materiales y servicios prestados, con el fin de llevar a cabo obras que sean de calidad y que no ocasionen gastos no proyectados a la comunidad de propietarios.

El pago de los gastos de mantenimiento, remodelaci贸n y reparaci贸n de las fincas, es obtenido de las cuotas aportadas por los propietarios, el cual es depositado en una cuenta corriente creada por los representantes de la comunidad, como lo estipula la Ley de Propiedad Horizontal. De all铆, la importancia de disponer con eficientes administradores de fincas, capaces de gestionar de manera diligente el productivo porvenir de la comunidad.

El control de gastos

Sin duda alguna, los gastos son el tal贸n de Aquiles de muchos administradores de fincas, ya que estos se llevan la mayor铆a de los ingresos percibidos por las comunidades de propietarios, exigiendo una visi贸n clara de las necesidades reales de las fincas para establecer prioridades y evitar excederse.

El administrador de la comunidad de propietarios, deber谩 establecer un l铆mite anual de gastos tomando en cuenta en primer lugar aquellos referentes al pago de los servicios p煤blicos, de n贸mina y de mantenimientos programados, por tratarse de gastos fijos. En lo que respecta a gastos extraordinarios, estos ser谩n cubiertos por las derramas, previa decisi贸n tomada con los integrantes de la comunidad.

Es por esa raz贸n, que el control de gastos es imprescindible dentro de la gesti贸n integral de la finca de propietarios, debido a que deber谩 marcar un equilibrio entre lo que se quiere hacer y lo que se tiene para hacerlo, sin obviar los intereses y necesidades de todos y cada uno de los miembros de la finca.

Por otro lado, el administrador de la finca es custodio de todos los documentos, facturas, presupuestos, recibos de pago, entre otros, con el fin de estructurar un sistema de control de gastos organizado, que le facilite en todo momento evidenciar, cada uno de los ingresos y gastos registrados en la cuenta bancaria de la comunidad de propietarios.

Otro instrumento que soporta el control de gastos es el libro de actas, ya que all铆 queda asentada la aprobaci贸n de presupuestos y planes, los acuerdos establecidos en caso de remodelaciones, reparaciones, mantenimiento, entre otros y tambi茅n queda all铆 plasmado la rendici贸n de cuentas posterior al plan ejecutado en la finca.

Contar con un administrador de fincas de reconocida experiencia y trayectoria en el mercado, es toda una ventaja para los propietarios. Una adecuada contabilidad garantizar谩 el control de las cuentas, identificando debilidades en el proceso administrativo y de gesti贸n que se deben atacar eficaz y oportunamente, ya que no hay m谩rgenes para errores cuando de n煤meros y dinero se trata.

Esto no es un proceso aislado. La sana pr谩ctica exige ser abordado desde un punto de vista muy objetivo, en el cual exista por un lado profesionalismo en el gestor contratado y por el otro plena seguridad por parte de la comunidad en cuanto a su labor, facilitando de esta manera la acci贸n del administrador.

En las comunidades, las juntas de vecinos, deciden con su aprobaci贸n el destino de los ingresos y aportes, as铆 como aprueba el nombramiento del administrador de fincas. Sin embargo, la responsabilidad del cumplimiento de la gesti贸n, est谩 a cargo de los responsables de la finca, en especial por las figuras del administrador y del presidente.

Funciones del administrador de fincas como parte de la gesti贸n integral

Una eficiente gesti贸n integral adelantada por un administrador de fincas implica la realizaci贸n de m煤ltiples e importantes actividades, ya que adem谩s de ser el encargado de la gesti贸n, debe actuar como mediador en caso de problemas entre los propietarios, de cuyos resultados depender谩 la buena marcha de la comunidad.

Las funciones est谩n determinadas en el art铆culo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal, destacando:

鈥 Control de gastos de la comunidad de propietarios.

鈥 Control de la gesti贸n laboral, en caso de trabajadores dependientes de la comunidad de propietarios.

鈥 Asesor铆a en situaciones relativas a los bienes inmuebles as铆 como en conflictos legales como representante de la comunidad.

鈥 Garantizar el buen estado de las instalaciones y servicios de la infraestructura, realizando las oportunas advertencias a los propietarios.

鈥 Administrar las cuentas y bienes de la comunidad, garantizando el adecuado rendimiento.

鈥 Realizar los presupuestos y plan de gastos en base a procedimientos establecidos.

鈥 Garantizar la debida custodia del archivo de la comunidad.

鈥 Intervenir en las actividades de supervisi贸n y conservaci贸n relativas al mantenimiento de los activos.

鈥 Operativizar las decisiones acordadas en cuanto a obras, realizar pagos y efectuar cobros pertinentes. Encarg谩ndose de diligencias relativas a los proveedores, por concepto de servicios contratados.

鈥 Otras que sean asignadas por la Junta de propietarios, previo acuerdo entre las partes.

Recomendamos encarecidamente que la funci贸n de administrador de fincas sea ejercida por un profesional colegiado en el Colegio de Administradores de Fincas como lo es Inmobelt Asesores. Lo cual es un aval que ofrece garant铆as en cuanto a la formaci贸n, comportamiento o desempe帽o, ya que es responsable de resultados desfavorables, derivados de omisiones o negligencia profesional.

Por qu茅 contratar los servicios de gesti贸n integral de fincas de propietarios

La administraci贸n de fincas muchas veces conlleva resolver problemas de compleja 铆ndole, que hacen imperativo contar con un servicio profesional con experiencia y s贸lidos conocimientos, capaz de abordar en forma exitosa sus diferentes 谩mbitos. Una gesti贸n correctamente llevada es garant铆a de aplicaci贸n de acciones oportunas y adecuadas, obteniendo resultados que ofrezcan tranquilidad y confianza a los propietarios.

En Inmobelt Asesores, somos especialistas con m谩s de 30 a帽os en el mercado inmobiliario, comun铆cate con nosotros, con gusto ser谩s atendido por nuestros asesores, que te ofrecer谩n el mejor servicio en la gesti贸n integral de tu finca. Desde la constituci贸n, organizaci贸n de sistemas econ贸micos, hasta el manejo contable y presupuestario. Profesionalismo, calidad y un trato cercano con nuestros clientes, son nuestra mejor se帽a de identidad.

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