Mantenimiento integral de fincas

Todos sabemos de la importancia que tiene para los vecinos o propietarios en una comunidad, que sus aportes sean administrados de forma eficiente y con la mayor ética posible. Objetivos que la gestión integral de fincas de propietarios permite alcanzar, mediante la optimización de los procesos claves requeridos para la correcta marcha de las actividades.

Aportes de la gestión integral de fincas a la comunidad de propietarios

La gestión integral que debe ofrecer un administrador a sus clientes, abarca cada una de las etapas administrativas y contables, implicando una serie de actividades que tienen que ser planificadas, presupuestadas, presentadas a la junta de propietarios y después de aprobadas, ejecutadas y evaluadas.

Además, reconocer la importancia que posee para todos los propietarios de la comunidad alojarse en un lugar que ofrezca condiciones óptimas para la convivencia y calidad de vida. Por tal motivo, la administración se debe hacer cargo de los actos e imprevistos que esta responsabilidad genera, tales como incidencias, mantenimiento, revisiones y reparaciones.

Esta actividad de gestión integral de fincas, es especialmente requerida en comunidades de propietarios que se establecen en una obra nueva, las cuales requieren de asesoría de profesionales con experiencia para que funcionen de forma adecuada y para resolver los problemas que surgen de la convivencia y en algunos casos del desconocimiento y alcance de los derechos y obligaciones.

Una buena gestión se apega a los parámetros establecidos en la normativa legal, para mejorar los procesos administrativos dentro de las fincas. Llevando adelante esta tarea de manera personalizada, con la certeza de que cada comunidad tiene sus propias características, motivaciones y requerimientos.

Toda comunidad de propietarios puede solicitarnos un presupuesto de gestión de fincas personalizado que cumpla con todos los parámetros exigidos y a la vez sea capaz de adaptarse a las necesidades de esta. Dicho presupuesto es facilitado por administradores de fincas en todo el país y en Inmobelt Asesores podemos realizar uno a tu medida.

El mantenimiento de las fincas, una labor administrativa

Los administradores de fincas son responsables de la gestión proactiva en cuanto a la administración de los ingresos y gastos, así como de la atención oportuna de las comunidades de propietarios. Teniendo muy claro que, son precisamente los ingresos los que van a permitir mediante diversos planes, ejecutar el mantenimiento preventivo de las áreas comunes, mediante un eficiente sistema de control de gastos.

Se debe tener presente que toda infraestructura y sus componentes utilitarios y de servicios se deterioran con el uso así como con el pasar del tiempo. Por lo cual, es menester llevar a cabo periódicas revisiones de los locales y espacios para constatar su estado y en base a ello, llevar a cabo el plan de mantenimiento o iniciar el proceso para realizar las reparaciones imprevistas correspondientes, alargando así la vida útil de los bienes.

En caso de reparaciones urgentes, podrá actuar de manera inmediata, rindiendo cuentas posteriores al presidente o la Junta. Caso contrario, deberá contar con la aprobación previa de la junta de propietarios.

Es importante destacar que ningún propietario o inquilino, podrá hacer remodelación alguna en espacios comunes. En tal caso, de observar que dicho espacio amerita una reparación o remodelación, debido a que el estado en que se encuentra es un peligro para la comunidad, éste deberá informarlo al administrador de la finca a la brevedad posible.

Los proveedores y los servicios contratados

Una vez aprobado el presupuesto o plan de gasto donde se incluye alguna obra de mantenimiento, reparación o remodelación, se pasa a la siguiente fase de servicios contratados, donde el administrador de la finca deberá gestionar los servicios de proveedores, personas o empresas, que desarrollarán dicha actividad.

Esta selección de proveedores se realiza previo al estudio de los presupuestos, donde no solo se comparan precios, también la calidad de los materiales y servicios prestados, con el fin de llevar a cabo obras que sean de calidad y que no ocasionen gastos no proyectados a la comunidad de propietarios.

El pago de los gastos de mantenimiento, remodelación y reparación de las fincas, es obtenido de las cuotas aportadas por los propietarios, el cual es depositado en una cuenta corriente creada por los representantes de la comunidad, como lo estipula la Ley de Propiedad Horizontal. De allí, la importancia de disponer con eficientes administradores de fincas, capaces de gestionar de manera diligente el productivo porvenir de la comunidad.

El control de gastos

Sin duda alguna, los gastos son el talón de Aquiles de muchos administradores de fincas, ya que estos se llevan la mayoría de los ingresos percibidos por las comunidades de propietarios, exigiendo una visión clara de las necesidades reales de las fincas para establecer prioridades y evitar excederse.

El administrador de la comunidad de propietarios, deberá establecer un límite anual de gastos tomando en cuenta en primer lugar aquellos referentes al pago de los servicios públicos, de nómina y de mantenimientos programados, por tratarse de gastos fijos. En lo que respecta a gastos extraordinarios, estos serán cubiertos por las derramas, previa decisión tomada con los integrantes de la comunidad.

Es por esa razón, que el control de gastos es imprescindible dentro de la gestión integral de la finca de propietarios, debido a que deberá marcar un equilibrio entre lo que se quiere hacer y lo que se tiene para hacerlo, sin obviar los intereses y necesidades de todos y cada uno de los miembros de la finca.

Por otro lado, el administrador de la finca es custodio de todos los documentos, facturas, presupuestos, recibos de pago, entre otros, con el fin de estructurar un sistema de control de gastos organizado, que le facilite en todo momento evidenciar, cada uno de los ingresos y gastos registrados en la cuenta bancaria de la comunidad de propietarios.

Otro instrumento que soporta el control de gastos es el libro de actas, ya que allí queda asentada la aprobación de presupuestos y planes, los acuerdos establecidos en caso de remodelaciones, reparaciones, mantenimiento, entre otros y también queda allí plasmado la rendición de cuentas posterior al plan ejecutado en la finca.

Contar con un administrador de fincas de reconocida experiencia y trayectoria en el mercado, es toda una ventaja para los propietarios. Una adecuada contabilidad garantizará el control de las cuentas, identificando debilidades en el proceso administrativo y de gestión que se deben atacar eficaz y oportunamente, ya que no hay márgenes para errores cuando de números y dinero se trata.

Esto no es un proceso aislado. La sana práctica exige ser abordado desde un punto de vista muy objetivo, en el cual exista por un lado profesionalismo en el gestor contratado y por el otro plena seguridad por parte de la comunidad en cuanto a su labor, facilitando de esta manera la acción del administrador.

En las comunidades, las juntas de vecinos, deciden con su aprobación el destino de los ingresos y aportes, así como aprueba el nombramiento del administrador de fincas. Sin embargo, la responsabilidad del cumplimiento de la gestión, está a cargo de los responsables de la finca, en especial por las figuras del administrador y del presidente.

Funciones del administrador de fincas como parte de la gestión integral

Una eficiente gestión integral adelantada por un administrador de fincas implica la realización de múltiples e importantes actividades, ya que además de ser el encargado de la gestión, debe actuar como mediador en caso de problemas entre los propietarios, de cuyos resultados dependerá la buena marcha de la comunidad.

Las funciones están determinadas en el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal, destacando:

– Control de gastos de la comunidad de propietarios.

– Control de la gestión laboral, en caso de trabajadores dependientes de la comunidad de propietarios.

– Asesoría en situaciones relativas a los bienes inmuebles así como en conflictos legales como representante de la comunidad.

– Garantizar el buen estado de las instalaciones y servicios de la infraestructura, realizando las oportunas advertencias a los propietarios.

– Administrar las cuentas y bienes de la comunidad, garantizando el adecuado rendimiento.

– Realizar los presupuestos y plan de gastos en base a procedimientos establecidos.

– Garantizar la debida custodia del archivo de la comunidad.

– Intervenir en las actividades de supervisión y conservación relativas al mantenimiento de los activos.

– Operativizar las decisiones acordadas en cuanto a obras, realizar pagos y efectuar cobros pertinentes. Encargándose de diligencias relativas a los proveedores, por concepto de servicios contratados.

– Otras que sean asignadas por la Junta de propietarios, previo acuerdo entre las partes.

Recomendamos encarecidamente que la función de administrador de fincas sea ejercida por un profesional colegiado en el Colegio de Administradores de Fincas como lo es Inmobelt Asesores. Lo cual es un aval que ofrece garantías en cuanto a la formación, comportamiento o desempeño, ya que es responsable de resultados desfavorables, derivados de omisiones o negligencia profesional.

Por qué contratar los servicios de gestión integral de fincas de propietarios

La administración de fincas muchas veces conlleva resolver problemas de compleja índole, que hacen imperativo contar con un servicio profesional con experiencia y sólidos conocimientos, capaz de abordar en forma exitosa sus diferentes ámbitos. Una gestión correctamente llevada es garantía de aplicación de acciones oportunas y adecuadas, obteniendo resultados que ofrezcan tranquilidad y confianza a los propietarios.

En Inmobelt Asesores, somos especialistas con más de 30 años en el mercado inmobiliario, comunícate con nosotros, con gusto serás atendido por nuestros asesores, que te ofrecerán el mejor servicio en la gestión integral de tu finca. Desde la constitución, organización de sistemas económicos, hasta el manejo contable y presupuestario. Profesionalismo, calidad y un trato cercano con nuestros clientes, son nuestra mejor seña de identidad.