Convocatorias, juntas de propietarios y actas

Una vez constituida formalmente la comunidad de propietarios y designados los titulares de los cargos de presidente de la comunidad, vicepresidente, secretario y administrador, es necesario que se cumpla con una serie de actividades que le brindan funcionalidad y legalidad a los acuerdos logrados.

Es así que para tomar decisiones se deben realizar convocatorias para llevar a cabo las juntas de propietarios de donde saldrán acuerdos consensuados, registrados en las actas correspondientes. Actividades que generan responsabilidades legales ante terceros, demandando dedicación y conocimiento para la eficiente gestión.

Estas actividades de obligatorio cumplimiento, se realizan siguiendo un proceso determinado en la normativa jurídica que rige la materia. A continuación, citamos los aspectos más importantes de cada una de ellas:

Convocatorias para las juntas de propietarios

Según el artículo 16 de la Ley de Propiedad Horizontal, la junta de propietarios deberá reunirse al menos una vez al año, para realizar juntas ordinarias en las cuales se someterá a consideración el balance contable y la aprobación de presupuestos.

Aunque también se discuten tópicos relacionados con la elección del presidente, debatir puntos previstos en los estatutos, o incluir asuntos de interés general indicados previamente por escrito por algún vecino.

Pudiendo celebrarse en otras ocasiones especiales, cuando lo considere pertinente el presidente o lo solicite la cuarta parte (25%) de los propietarios o quien reúna el 25% de las cuotas, en ambos casos llamados promotores de la reunión.

Debiendo diferenciar que los propietarios pueden promover y convocar la reunión de vecinos, mientras que uno o varios propietarios pueden solicitar al presidente que convoque la actividad. En el primer caso, convocan los promotores mientras que en el segundo convoca al presidente a instancias de uno o varios de los comuneros.

Igualmente, si un miembro de la comunidad que conforma la finca necesita discutir una situación que afecte a todos, deberá informar por escrito al presidente, para que éste la incluya entre los puntos de interés dentro de los temas a tratar en la venidera junta.

Por otro lado, según lo establecido en la Ley de Propiedad Horizontal, la citación para la junta ordinaria anual se realizará en un plazo de al menos 6 días. En caso de junta extraordinaria, no está establecido un plazo mínimo, estableciendo que debe realizarse con el tiempo necesario para que toda la comunidad esté informada de la actividad.

En ambos escenarios, la convocatoria debe indicar fecha, lugar, hora y los temas a tratar y deberá ser publicada según lo establecido en el artículo 9 de la precitada ley. Además se indicará cuáles propietarios se encuentran en situación de deuda de las obligaciones, advirtiendo de la pérdida del derecho al voto, en base a lo determinado en el artículo 15.2 de la Ley de Propiedad Horizontal.

Asimismo, si se diera el caso de la ausencia de la mayoría de los propietarios, se procederá a realizar una segunda convocatoria, pudiendo ésta realizarse sin obligación de completar el quórum.

En tal caso, la segunda convocatoria se puede desarrollar el mismo día, una vez transcurridos 30 minutos desde la hora inicial. De lo contrario, se procederá a una dentro de los 8 días naturales siguientes a una nueva convocatoria, debiendo cursar las citaciones con un mínimo de tres días de antelación.

Resaltando que aún sin la convocatoria del presidente, la Junta está facultada para reunirse de manera válida y tomar decisiones vinculantes, pero siempre y cuando asistan el total de los propietarios y así lo decidan mayoritariamente.

La Junta de Propietarios

La Junta de Propietarios es uno de los órganos integrantes del gobierno en la comunidad de propietarios. Representando la máxima unidad de gestión comunitaria en un inmueble bajo la modalidad de propiedad horizontal, está integrada por todos los propietarios facultados legalmente, teniendo la capacidad de tomar decisiones sobre aspectos comunes y de interés general.

Los aspectos relacionados con las atribuciones de la Junta de propietarios están establecidas en el artículo 14 de la Ley de Propiedad Horizontal, estando sus integrantes encargados de:

• Nombrar y remover las personas que asuman los cargos de presidente, secretario y administrador de la finca. Así como resolver reclamos que los dueños de los pisos presentan contra la gestión de los responsables anteriormente citados.

• Aprobar o modificar los estatutos de la comunidad y las normas de régimen interior.

• Aprobar el presupuesto de gastos e ingresos corrientes, así como la aprobación de saldos indicados en los resultados contables.

• Aprobar los presupuestos para ejecución de obras de mantenimiento ordinarias y extraordinarias. Así como ser informados oportunamente de acciones urgentes decididas por el administrador, según los supuestos indicados en el artículo 20.c de la supra citada ley.

• Conocer y tomar decisiones sobre asuntos de interés general para la comunidad de propietarios.

La Junta de Propietarios, representa el medio formal mediante el cual los comuneros ejercen su derecho de expresar su posición, el lugar para resolver las diferencias o problemas que afectan la convivencia y la calidad de vida.

Las actas dentro de las Juntas de propietarios

El acta constituye uno de los documentos más importantes en el contexto de las actividades ejecutadas por las comunidades de propietarios, ya que es el documento físico que da evidencia de los acuerdos alcanzados en la Junta de Propietarios o reunión de vecinos. Estas conllevan la ejecutividad de las decisiones tomadas, al igual que consecuencias por el incumplimiento.

Adicionalmente, la legalidad exige que los acuerdos registrados en el acta, sean posteriormente transcritos al libro de actas, el cual deberá estar inserto en el registro donde se inscribió la comuna.

El contenido mínimo debe estar ajustado a aspectos formales determinados en el artículo 19 de la Ley de Propiedad Horizontal, debiendo tener presente que la omisión de alguno de ellos trae como consecuencia la inutilidad del acta.

• Lugar y fecha.
• Identificación del o los convocantes,
• Naturaleza, ordinaria o extraordinaria..
• Indicar si se trata de la primera o segunda convocatoria
• Relación de responsables y cargos que ocupan, de los propietarios representados y su situación en cuanto a las cuotas de participación.
• Agenda del día.
• Temas incluidos en la agenda.
• Las decisiones tomadas.

En la Junta se exponen igualmente temas relativos a las cuentas de la comunidad de propietarios, situación de morosidad y acciones a tomar, quedando como último tema de la reunión de vecinos, las solicitudes y aclaratoria de dudas. Para cerrar el acta, se levanta la sesión, con el anuncio de no haber más temas por tratar.

Se debe tener en consideración que para celebrar exitosamente una reunión de vecinos, ha de redactarse eficazmente la convocatoria, el orden o agenda del día y el acta propiamente dicha. Para ello, es importante conocer los siguientes aspectos en cuanto a :

• Redactar el acta: según los puntos establecidos en la Ley de Propiedad Horizontal.

• Qué incluir: impago, deudas, estados contables, presupuestos si se va a realizar alguna mejora o reparación y las peticiones suscritas por los propietarios.

• Suscribir el acta: contrario a la idea general, para dar validez no es necesario que todos los asistentes a la reunión firmen el acta.

El acta de la Junta debe estar suscrita, por el presidente y el secretario, teniendo hasta diez días continuos para conformarla. Dichas actas se remitirán a todos los propietarios, según lo determinado en el artículo 9.1 de la Ley de Propiedad Horizontal.

La redacción de la misma, estará a cargo del secretario de la comunidad, quien también es responsable del libro de actas. Debiendo preservar por un lapso de cinco años todas las comunicaciones derivadas de la actividad realizada por la comunidad de propietarios y de los acuerdos tomados en las Juntas, artículo 19.4 de la ley en comento.

Una vez conformado el libro, los acuerdos tienen carácter ejecutivo, existiendo la posibilidad de impugnar por parte de alguno de los asistentes.

Supuestos para impugnar un acta de Junta de propietarios

El contenido del acta puede ser impugnado cuando:

• Se estime que no están ajustados a la normativa legal o a los estatutos internos, son perjudiciales para el interés comunitario, van en pro de alguna individualidad, generen daño a algún propietario sin que medie obligación jurídica para el cumplimiento, o se hayan incluido con abuso de autoridad, en cuyo caso pueden impugnarse por la vía judicial.

• Se considere que presenta errores corregibles, en este caso previa solicitud del impugnante, se realizará la corrección del documento antes de celebrar la próxima Junta de Propietarios, momento en que se ratifica la enmienda.

• En casos de propietarios que no asistan a la convocatoria de Junta, estos podrán expresar su inconformidad, con la presentación en un plazo de 30 días continuos, de un escrito dirigido al secretario o quien realice la función, utilizando cualquier medio que deje constancia de recibido. De esta manera, se tomará como si hubiera estado presente y votado contra la moción.

En Inmobelt Asesores como administradores de fincas especializados en la conformación y funcionamiento de comunidades de propietarios, estamos a su disposición para ofrecer asesoría oportuna y/o hacernos cargo de cada una de las actividades a realizar, cumpliendo el rol de secretarios y administradores.