Las comunidades de propietarios son una forma de organizaci贸n social establecida para asegurar la sana convivencia entre los vecinos. Pero sus objetivos van m谩s all谩, puesto que la gesti贸n y administraci贸n de los ingresos y gastos de un inmueble o conjunto de ellos, representa una actividad que forma parte de las responsabilidades asignadas.
Pero esta actividad no siempre est谩 exenta de problemas, siendo uno de los m谩s comunes la situaci贸n de morosidad en la que incurren algunos vecinos, con el consecuente impacto negativo en la gesti贸n de pagos por obras o servicios.
Es por ello que es de vital importancia para la comunidad de propietarios establecer medios que garanticen el control eficaz de la morosidad. Tratando de minimizar esta recurrente pr谩ctica, expondremos los aspectos m谩s importantes que deben ser cubiertos para la eficiente administraci贸n de las cuentas de comunidades de propietarios.
C贸mo deben llevarse las cuentas en la comunidad de propietarios
Esta es una de las funciones principales del secretario o del administrador: llevar las cuentas, asegur谩ndose que la gesti贸n econ贸mica se lleva a cabo de forma correcta. Para ello, es imprescindible disponer de un libro de cuentas de la comunidad de propietarios, donde se plasme de manera ordenada, comprobable y cronol贸gica el movimiento de los ingresos recibidos y los gastos efectuados.
Aunque no es obligatorio, es una sana pr谩ctica que permite realizar el control de la morosidad de todo lo relativo con el aspecto econ贸mico de la comunidad, pudi茅ndose ser llevado de forma f铆sica o por medios computarizados utilizando formatos en Excel o en nuestro caso, mediante nuestro programa inform谩tico basado en movimientos bancarios que nos permite monitorizar y cuadrar el saldo de la comunidad y de los propietarios de forma diaria y efectiva.
Es importante destacar, que el alcance de la actividad lo hace solo custodio de la contabilidad. Para proceder a gestionar el dinero ingresado en la cuenta de la comunidad, se deber谩 contar con la aprobaci贸n de saldos o aprobaci贸n de presupuesto en junta de propietarios, quedando todos en la comunidad al tanto del manejo, uso y utilizaci贸n de cada uno de los aportes que realizan.
Qu茅 debe incluir el libro de cuentas de la comunidad
Debe efectuarse el registro detallado y actualizado de todos los ingresos y gastos, tales como:
- Cuotas ordinarias.
- Pago de servicios por mantenimiento.
- N贸minas.
- Servicios p煤blicos.
- Derramas.
- Impuestos.
- Reservas.
- Otros.
En cuanto a la forma en que se deben llevar las cuentas en la comunidad, ya que no se trata de una asociaci贸n mercantil, no existe ninguna obligaci贸n de realizarla ajustados al plan general contable. Simplemente es suficiente asentar las cuentas y el presupuesto de manera clara y sencilla, seg煤n los criterios que se tomen entre el administrador y los propietarios encargados de la cuenta.
La Ley de Propiedad Horizontal en relaci贸n a la presentaci贸n de cuentas de la comunidad en realidad no es muy expl铆cita, pero establece en el art铆culo 14 que es a la Junta de propietarios a quien le compete la aprobaci贸n del plan de gastos e ingresos ordinarios as铆 como de las cuentas que corresponda.
Se aconseja incluir en el informe, cuatro partidas, que permitir谩n conocer el estado contable y financiero de la comunidad:
- Deudas de los propietarios.
- Facturas por pagar a proveedores.
- Saldo de las cuentas bancarias, a la fecha de cierre, seg煤n estado de cuenta emitido por la entidad bancaria.
- Entradas o salidas en la cuenta bancaria, de fondos sin identificar, y que est谩n pendientes de registro. Tales como ingreso en el que no se ha identificado el propietario o alg煤n pago que no se ha ingresado en la cuenta de gasto.
Consideraciones generales sobre las cuentas en una comunidad de propietarios
En las comunidades, la administraci贸n de fincas debe ayudar a los propietarios a establecer estrategias de trabajo, seguimiento, control de morosidad y otros tr谩mites, con la finalidad de que se mantengan al d铆a con el pago de cuotas y as铆 llevar a cabo los proyectos que se planteen en beneficio de todos.
(podemos poner alguna foto ya que el trozo es peque帽o)
Las cuotas de participaci贸n y el presupuesto anual en las cuentas
El presupuesto anual de la comunidad se calcula en base a los gastos que se realizan normalmente: mantenimientos generales y a los equipos, servicios p煤blicos, n贸mina, pudiendo tambi茅n solicitar presupuestos a los proveedores o utilizar como base el presupuesto del a帽o anterior, increment谩ndose en 5 o 10%. Debiendo tomar en consideraci贸n la partida del fondo de reserva para imprevistos, el cual se estima a partir del 5% del total del presupuesto.
Una vez determinado el presupuesto de gastos y el fondo de reserva, el monto se divide entre el n煤mero de propietarios para determinar la cuota de participaci贸n anual a cancelar.
Cuentas de la comunidad y el control eficaz de la morosidad
Cuando un propietario incumple con el pago de la cuota de participaci贸n establecida y en casos especiales cancelar la derrama, entra en un proceso de morosidad que deber谩 ser tratado eficazmente para cumplir con los planes establecidos.
Es aqu铆, donde la figura del secretario y el administrador juegan un papel importante dentro de las comunidades, ya que del cumplimiento efectivo de sus funciones es que se logra disminuir la ocurrencia de deuda, por ser ellos quienes realizan el seguimiento y el control de las cuentas, con el fin de identificar a los propietarios deudores, emitiendo notificaciones, que eviten situaciones de impago.
Actuaci贸n efectiva frente al moroso
Para el control eficaz de la morosidad es importante actuar de manera firme, siempre ajust谩ndose a la ley, para preservar los derechos de las partes involucradas. Lo primero es agotar la v铆a de la conciliaci贸n, estableciendo plazos de obligatorio cumplimiento, adem谩s de hacerle saber a los morosos que no tendr谩n derecho al voto en las Juntas, seg煤n lo establecido en el art铆culo 15.2 de la Ley de Propiedad Horizontal.
De no honrar el compromiso, se deber谩 acudir a la reclamaci贸n judicial por medio de un procedimiento monitorio, art铆culo 21 de la precitada Ley.
La acci贸n de acudir a la v铆a jurisdiccional es competencia de la Junta de Vecinos, debi茅ndose someter a votaci贸n, siendo aprobatorio por mayor铆a simple. Estas deudas l铆quidas y exigibles, deben estar soportadas documentalmente, requiriendo la certificaci贸n del acuerdo logrado para gestionar la liquidaci贸n de la deuda. Debiendo el administrador dirigir un burofax al propietario responsable de la deuda, reclamando la cancelaci贸n de la misma, para de esta forma iniciar la diligencia legal.
Este procedimiento judicial de cobro de impago de cuotas a la comunidad de propietarios, puede tardar de tres a cuatro meses, seg煤n la gesti贸n que realice el juzgado y de la ubicaci贸n del edificio.
El propietario moroso 驴puede alegar motivos para el impago?
La cancelaci贸n oportuna de las cuotas, conforma las obligaciones que tienen los propietarios que integran la comunidad. Por ello, no pueden alegar al presidente o al administrador causas personales o econ贸micas para incurrir en este tipo de deudas. Debiendo los responsables de la administraci贸n de las cuentas, cumplir con los formalismos establecidos en la Ley y en los estatutos, para que las cuotas adquieran la caracter铆stica de exigibles.
Esto quiere decir que, no podr谩 exigirse pago de cuotas a propietarios de inmuebles o locales que no tengan obligaci贸n de cancelarlas, ni tampoco en caso de prescripci贸n del derecho de cobro de deudas por parte de la comunidad de propietarios.
Igualmente los propietarios tienen la potestad de no realizar contribuciones en aquellos gastos para mejoras no obligatorias, cuyo monto sea superior al 25% del presupuesto anual de la comunidad.
No obstante, siempre es recomendable la comunicaci贸n entre las partes, y conocer el porqu茅 de la situaci贸n de morosidad o enviarle una comunicaci贸n notificando la deuda, que tambi茅n podr铆a servir como medio probatorio de cobranza.
驴Es conveniente emplear medidas coercitivas con el moroso?
En casos de morosidad es importante seguir las indicaciones legales, evitando tomar medidas coercitivas como impedir el disfrute de las 谩reas comunes o publicar la relaci贸n de morosos en la cartelera, ya que pueden ser utilizadas para iniciar acciones jurisdiccionales en contra de la comunidad de propietarios.
Es por ello que estas acciones deben estar incluidas en los estatutos de la propiedad horizontal, recomendando la firma de un contrato de prevenci贸n, solicitudes de estados de solvencia e incluyendo acuerdos que limiten la permanencia de propietarios morosos en estas 谩reas.
La situaci贸n de morosidad genera consecuencias al deudor, pero limitadas a lo que determina la ley, no debiendo ajustarse a decisiones impulsivas.
驴Cu谩ndo prescribe la deuda de los morosos con la comunidad de propietarios?
El lapso de prescripci贸n para realizar el reclamo a deudores por impago, sin distingo de cuotas ordinarias o extraordinarias, se encuentra previsto en el art铆culo 1964 del C贸digo Civil, el cual determina que las reclamaciones por deudas prescriben a los cinco a帽os.
Debiendo prestar singular atenci贸n al tema de los plazos, al iniciar la reclamaci贸n del impago, el tiempo de prescripci贸n empieza en ese momento, por ello se debe evitar reclamar a帽o tras a帽o la deuda, ya que cada vez se iniciar铆a el proceso, activ谩ndose los lapsos de prescripci贸n.
Asumir la responsabilidad de llevar las cuentas de una comunidad de propietarios e iniciar actuaciones contra propietarios morosos, es una tarea de m煤ltiples facetas que requiere conocimiento y preparaci贸n para alcanzar el 茅xito.
En Inmobelt Asesores, te ofrecemos todo el acompa帽amiento y asesor铆a necesaria para realizar el control eficaz de la morosidad de tu comunidad. Deja en manos de los expertos la eficiente marcha financiera de tu comunidad.
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