Control diario de incidencias y visitas periódicas a la comunidad

Una comunidad de propietarios es un conjunto de personas que tienen en común que poseen derechos de propiedad sobre elementos o áreas comunes de las edificaciones o inmuebles dónde se encuentra ubicada su propiedad, bien sea una vivienda, oficina, etcétera.

Desde la conformación de la comunidad de propietarios hasta todos los elementos que tienen que ver con la regulación de dicha organización, el mantenimiento de esas áreas comunes, entre otras cosas, se encuentran estipuladas en la ley de propiedad horizontal y se debe velar porque sus problemas no afecten a los propios vecinos o a terceros.

Todas estas áreas comunes pertenecientes a la comunidad de propietarios se encuentran expuestas cada día a diferentes tipos de incidentes o siniestros que pueden afectarlos y por ello es necesario que se disponga de servicios que se encarguen de su gestión para saber cómo actuar en cada uno de estos incidentes y también cómo cubrir los daños que se devengan de tales incidencias.

Por eso, contar con una empresa de administración de comunidades de vecinos y una compañía de seguros puede evitarle a las comunidades de propietarios los dolores de cabeza de tener que enfrentar por sí solos los problemas que derivan de accidentes, siniestros, obsolescencia, etcétera, dentro de los bienes comunes de una comunidad.

Estos accidentes, siniestros, obsolescencia, incidencias o averías son comunes que se presenten en las comunidades de propietarios y es por esto que es necesario llevar un control diario de incidencias donde se registren todos estos problemas con el agua, roturas de cristales, fugas, problemas eléctricos, entre otros elementos que requieren de una inmediata atención, bien sea por parte de los propios miembros de la comunidad o por la contratación de algún profesional especializado que se encargue del siniestro, para evitar males mayores posteriormente.

Aunado a esto, las comunidades de propietarios, por la propia legislación española, están obligados a mantener la totalidad de sus instalaciones en perfecto estado ya que cada cierto tiempo se verá obligado a pasar por inspecciones técnicas de tipo eléctrico, contra incendio, de ascensores, de eficiencia energética, entre otros, para garantizar el perfecto estado de las instalaciones y la seguridad de todas las personas que permanecen en ellas y en áreas circunvecinas.

Si el resultado de estas inspecciones no es satisfactorio, los propietarios pueden acarrear multas elevadas que afectarán su presupuesto y llevar un control diario de incidencias y realizar visitas periódicas a la comunidad por parte de quién administra la propiedad es un asunto fundamental para el correcto mantenimiento preventivo y correctivo de los fallos que puedan presentarse y para garantizar un mantenimiento óptimo general de todas las instalaciones, y en Inmobelt Asesores podemos encargarnos de esto para su mayor comodidad.

¿Qué es el control diario de incidencias?

Cada persona que note algún tipo de incidente dentro de una propiedad común debe notificarlo inmediatamente al presidente de la comunidad de propietarios, quien también es copropietario de la propiedad, o a la administradora de comunidades de vecinos que se encargará de la gestión del incidente.

El control diario de incidentes es un documento donde se recogen todas las incidencias técnicas, administrativas y jurídicas que tienen que ver con el inmueble y el manejo particular de esas áreas comunes. Aquí se recogerán todas las incidencias, siniestros o problemas que se susciten dentro de la propiedad y todo lo que se considere de importancia como, por ejemplo, medidas tomadas para su solución, encargados o responsables de su solución y detalles de la facturación para la solución del problema

Dentro de los incidentes reportados con mayor frecuencia en las comunidades están los daños ocasionados por agua; causados mayormente por roturas, fisuras, desbordamientos, atascos, filtraciones e incluso por depósitos de agua o daños causados por agua de origen de fenómenos meteorológicos que pueden dañar paredes o techos.

También se registran en este control diario de incidentes los daños causados por roturas de cristales, claraboyas, puertas, cúpulas, espejos y otras rupturas o resquebrajamientos de bienes que forman parte del inmueble, bien sean causados de manera accidental o provocada, por algún vecino e incluso por personas que no tienen que ver con la comunidad de propietarios.

Otro de los elementos que destacan en el control diario de incidencias son los ocasionados por daños eléctricos como cortocircuitos, sobretensión, inducción por caída de rayos, etcétera.

Este libro de incidencias también servirá para tomar decisiones con respecto a la planificación de los diversos mantenimientos (preventivos o correctivos) que se requieran o en la toma de decisiones de problemas puntuales o momentáneos que se susciten y ameriten pronta respuesta.

¿Cuál es la función del control diario de incidencias?

Con el control diario de incidencias se podrá llevar un historial o control de todos los siniestros e incidencias que podrá ayudar a identificar frecuencias de incidentes, ver cómo se resuelven, entre otros elementos.

Con los datos registrados en el control diario de incidencias se podrán tramitar y hacer seguimiento a todas las incidencias que se dan en la comunidad como averías, roturas, reparaciones, mantenimientos, etcétera. Esto es muy importante en casos de emergencia o de siniestro ya que la comunidad de propietarios sabrá a quién dirigirse en el caso de hacer reclamaciones, dependiendo del siniestro acontecido y la magnitud del mismo.

Mediante este control, y en función de los intereses de la comunidad de propietarios, se puede tramitar la contratación de una compañía de seguros para la tramitación de los siniestros a través de una póliza que cubra los daños más frecuentes.

Con la información registrada en el control diario de incidentes la administradora de comunidades de vecinos también podrá, con base en los criterios establecidos, elaborar el programa de mantenimiento preventivo de cada uno de los elementos que lo requieran para evitar que se presenten fallas innecesarias.

Igualmente permitirá tomar decisiones en conjunto con la junta directiva de la comunidad de propietarios, o su presidente, decisiones con respecto a actuaciones inmediatas en caso de mantenimiento correctivo para fallos, eventos o siniestros que se presenten.

Otro elemento importante que se obtiene con la información registrada del control diario de incidencias es la planificación de los mantenimientos rutinarios que se requieran en las áreas comunes como limpieza, jardinería, seguridad, etcétera,

Según lo establecido en el artículo 20 de la ley de propiedad horizontal, la administración de comunidades de vecinos debe ser quien se encargue de la conservación de las edificaciones y disponer de todas las reparaciones y medidas que sean necesarias para mantener la propiedad en óptimo estado.

También es menester de la administración de comunidades de vecinos hacer el seguimiento del siniestro hasta verificar que se resuelva el mismo bien sea por la compañía de seguros que se encarga de reparar e indemnizar el daño o bien sea por reparaciones o mantenimientos que se estén realizando de modo propio.

Incidencias y visitas periódicas a la comunidad

Como parte de la administración de la propiedad, es necesario que la administración de comunidades de vecinos realice visitas periódicas a la misma para verificar el estado en el que se encuentran las instalaciones y hacer seguimiento de los trabajos que se estén realizando en ella.

Dependiendo de las necesidades que se presenten en la comunidad de propietarios, se puede establecer la frecuencia del régimen de visitas para una revisión periódica y exhaustiva de las instalaciones y los servicios, para verificar que todo esté funcionando de manera correcta.

Las visitas periódicas a la comunidad sirven para garantizar el estado de las instalaciones, conociendo cuál es su situación y tomando medidas preventivas en caso de detectar riesgos potenciales. Con las visitas periódicas lo que se busca es garantizar el correcto funcionamiento de todas las instalaciones y servicios comunes que afectan a una comunidad de propietarios.

Como ya se dijo la administración de comunidades de vecinos son las encargadas de velar por las incidencias que se dan dentro de una comunidad de propietarios, por tanto es recomendable planificar las visitas periódicas a las instalaciones con la frecuencia que sea necesaria para verificar el estado, conservación, limpieza y mantenimiento de todos los espacios, identificar cuáles son los elementos que precisan ser mejorados, cuáles funcionan correctamente, cuáles deben reemplazarse, y cuáles incluso pueden eliminarse.

Como parte del resultado de las visitas periódicas y la revisión del control diario de incidencias se puede tomar la decisión de planificar el mantenimiento correctivo o preventivo en algunos elementos de estas áreas, tramitándolo ante las empresas de seguros con las cuales se haya firmado una póliza de seguros o bien sea solicitando presupuesto para resolverlo de manera propia; con todo esto lo que se busca es garantizar el funcionamiento correcto de la edificación, un manejo eficiente del gasto y el presupuesto y librar a los copropietarios de tener que lidiar con los problemas domésticos de las áreas comunes.

No dude en consultarnos ya que en Inmobelt Asesores amablemente podremos asesorarle en este y otros temas relacionados con la administración de comunidades de vecinos.