Constitución de comunidades de propietarios

La comunidad de propietarios está constituida por los propietarios de los inmuebles que conforman una finca. Es promovida por uno o más vecinos, quienes se organizan como grupo para gestionar por consenso el mantenimiento, mejoras y funcionamiento de los llamados elementos comunes de la propiedad horizontal. Aunque no está establecido como una obligación, es aconsejable organizarla desde el punto de vista tanto social como jurídico.

Para ello se requiere cubrir una serie de pasos, así como asumir determinados roles. En tal sentido, para llevar a cabo la constitución de la comunidad de propietarios, existen los aspectos formales, iniciando con evaluar si se han venido cumpliendo progresivamente con todos los trámites establecidos en la Ley de Propiedad Horizontal.

La comunidad de propietarios está conformada por los siguientes tipos de propietarios:

• De viviendas.
• De locales.
• De cualquier otra unidad independiente.

De lo cual se deduce, que no incluye arrendatarios de locales o viviendas.

El cuerpo legal que norma las comunidades de propietarios en España es la Ley de Propiedad Horizontal, con la excepción de Cataluña donde se aplica el Código Civil de esta comunidad autónoma.

Objetivo de la comunidad de propietarios

Formalizar la junta de constitución de la comunidad de propietarios es importante para regularizar el obligatorio cumplimiento de la convivencia entre los vecinos, evitando de esta manera comportamientos arbitrarios individuales o grupales entre los integrantes de la comunidad. Así como las normas de régimen interior.

Por ello se busca el uso y disfrute de las áreas comunes en condiciones igualitarias de derecho y deberes, prevaleciendo la participación y la toma de decisiones consensuadas.

Cantidad de propietarios para conformar una comunidad

Según lo establecido en el artículo 13.8 de la Ley de Propiedad Horizontal, en el supuesto que la cantidad de propietarios de inmuebles en un edificio, sean menos de cuatro, tendrán la opción de acogerse al sistema de administración establecido en el artículo 398 del Código Civil. Pero para ello, el sistema de administración debe estar indicado en los estatutos.

Sin embargo, se aconseja constituir en régimen de propiedad horizontal cualquier edificio con viviendas separadas, sin importar el número de propietarios. De esta manera, se agiliza la transmisión posterior de las fincas a terceras personas, permitiendo además que dispongan de un sistema amplio de administración comunitaria.

Como podemos interpretar, la Ley de Propiedad Horizontal, no establece por sí misma un número mínimo de vecinos para constituir la comunidad de propietarios. En la generalidad de los casos, es el propietario o promotor quien realiza por sí mismo la Declaración de Obra Nueva y División de la Propiedad Horizontal, al igual que las gestiones de Registro de la Propiedad.

Por otro lado, a partir de 5 propietarios, se puede también interpretar que es imperativo constituir una comunidad de propietarios, caso contrario, los interesados tendrán la vía jurisdiccional para realizar sus alegatos.

Paso a paso para constituir la comunidad de propietarios

A continuación te daremos a conocer los aspectos que debes cumplir, desde el momento de adquirir el inmueble, hasta que ya está constituida la comunidad de propietarios que requieres:

1. Solicitud del título constitutivo

Es un documento público, emitido por un notario, previa solicitud del dueño o promotor, cuando aún no se han vendido los pisos y por el grupo de propietarios si ya se ha realizado la venta.

El referido documento contiene descripción detallada del edificio, de cada inmueble o local en cuanto a superficie y linderos, así como elementos que indiquen las instalaciones, servicios y elementos comunes en los locales – pisos que conforman el inmueble y cuota de participación individual. Esta se determina con una alícuota proporcional al área de cada vivienda o local en relación con la superficie total del edificio.

Para obtenerlo se deberá solicitar una copia del título constitutivo en el Registro de Propiedad donde está inscrita la finca. De no saber dónde se llevó a cabo el trámite, se deberá ubicar al promotor para que facilite la información correspondiente o en todo caso, les otorgue una copia del documento.

En algunos casos, encontrar el título constitutivo es un trabajo engorroso, mientras que en otros es requerido realizar actualizaciones en caso de modificaciones estructurales del inmueble, locales o cualquier espacio de disfrute particular.

En ambas situaciones es recomendable solicitar el apoyo de servicios profesionales en administración de fincas, especializados en gestionar todos los trámites, brindando en todo momento la asesoría necesaria para un resultado exitoso.

2. Adquirir el libro de actas

Requerido para dejar constancia escrita de los acuerdos alcanzados en las futuras reuniones de vecinos.

3. Celebrar la junta de constitución

En esta reunión deberá discutirse lo relativo a:

• La constitución de la comunidad de propietarios.
• Realizar la designación de los cargos que representan los órganos de gobierno: presidente, vicepresidente, secretario. Igualmente se designará un administrador interno o se aprobará la contratación de una firma que se encargará de la administración de la finca.

En el caso del presidente, es el representante legal de la comunidad, y este puede ser elegido por sorteo o rotación y cuya designación es de obligatorio cumplimiento.

El secretario es el generador y custodio de la documentación de la comunidad, pudiendo ser ejercido este cargo por cualquier propietario. En el caso del administrador será el encargado de realizar todas las gestiones administrativas ante terceros. La figura del vicepresidente es opcional y dependerá su nombramiento de la conveniencia que la Junta de Propietarios considere.

• Aprobar la apertura de una cuenta corriente para ingresos y egresos y la creación del fondo de reservas y determinación del monto, debiendo ser superior al diez por ciento del presupuesto ordinario anual.
• Aprobar la solicitud del Número de Identificación Fiscal.
• Redactar el Acta de Constitución, donde se dejará constancia de los acuerdos alcanzados en la reunión. Será la primera transcripción en el libro de actas.
• Aprobar decisiones relativas a contratación de personal.

4. Legalizar el libro de actas

El libro de actas debe ser llevado en blanco al Registro de la Propiedad donde fue inscrita la comunidad, para que sea legalizado y comenzar a registrar cada una de las juntas o reuniones que se lleven a cabo mediante la transcripción del acta correspondiente. Esta tarea es responsabilidad del presidente o del administrador de la finca, en cuyo caso debe contar con una autorización emanada del presidente.

Requisitos a consignar ante la Delegación de Hacienda correspondiente para obtener el Número de Identificación Fiscal (NIF)

Este paso puede ser ejecutado por la firma administradora de la finca, quien se encarga de las diligencias relativas a consignar todos los documentos necesarios para constituir la comunidad de propietarios y obtener el NIF, documento indispensable para gestionar la apertura de la cuenta bancaria:

• Modelo 037 de la Agencia Tributaria, debidamente conformado por el presidente de la comunidad.
• Copia del nombramiento y del documento de identidad nacional (DNI) del presidente.
• Escritura del título constitutivo del inmueble o finca.

Otros aspectos que se deben considerar al momento de formalizar la constitución de la comunidad de propietarios

Estos aspectos son relativos a la notificación de la convocatoria de la Junta Constitutiva, la ley de Propiedad Horizontal no establece ningún plazo, habiendo discrepancias legales en cuanto a considerarla como ordinaria o extraordinaria. razón por la cual, no son aplicables los plazos establecidos en el artículo 16.3 de la precitada ley.

Sin embargo, el sentido común nos dicta que la convocatoria debe ser notificada a los propietarios con suficiente tiempo para que todos tengan conocimiento, con lo cual se evitarán posibles impugnaciones. Recomendando que debe ser publicada en la cartelera informativa de la comunidad o en su defecto en cualquier lugar que permita ser visibilizado por los interesados.

En aquellos casos que no se tenga información sobre el domicilio de algún propietario, se utilizará el procedimiento establecido en el artículo 9.1, el cual determina que el domicilio de la finca es la dirección a utilizar.

Obligaciones de los integrantes de la comunidad de propietarios

Existen ciertos aspectos que debes cuidar para respetar al resto de la comunidad, así como la integridad estructural del edificio, por ejemplo:

• Evitar actividades poco responsables: como atención deficiente a las mascotas y sus necesidades, ruidos, menores sin control, mala disposición de los desechos, etc.
• Preservar zonas comunes: para ello es imprescindible usar de manera correcta las instalaciones para el disfrute y para el beneficio de todos.
• Respetar la estética del edificio: la fachada y demás elementos deben estar ajustados a la normativa, recuerda que constituyen un conjunto arquitectónico.
• Mantener al día el pago de las cuotas: debes tener en cuenta que son la fuente para sufragar gastos por reparaciones o mantenimientos. No esperes procesos de embargo como medio de cobro.
• Obligación de notificar al secretario o al administrador de la finca, la dirección de domicilio: indispensable para remitir cualquier tipo de notificación.
• Obligación de notificar cambios en en la titularidad del inmueble: bien sea una vivienda o un local comercial, caso contrario el titular original será responsable de las obligaciones hasta que el secretario o el administrador sean debidamente notificados.

Consideraciones finales

Habitar en una propiedad horizontal está vinculado con el cumplimiento de estatutos vecinales, que determinan las normas de régimen interior. Por ello el principal medio jurídico para garantizar los derechos y deberes comunes e individuales, es la constitución de una comunidad de propietarios, lo cual permite actuar de manera diligente frente a comportamientos inadecuados, indolente administración o abusos de poder.

Aunque son constituidas con trámites y procedimientos que pudieran considerarse sencillos, suelen exigir dedicación de tiempo, trabajo y dinero en múltiples gestiones. En Inmobelt Asesores ofrecemos servicios profesionales de manera integral como administradores de fincas, estamos a la orden para asesorarte y acompañarte en la constitución de comunidades de propietarios, ajustados a los requisitos que establece la legislación actual.